Métricas e motivadores de decisão para adoção de Robotic Process Automation na área financeira de um sistema de crédito cooperativo

Abstract

A busca por eficiência e agilidade tem levado as empresas a pensarem sobre automação de processos, uma vez que a automatização está transformando o ambiente organizacional aceleradamente. A ferramenta de tecnologia Robotic Process Automation, propicia que as organizações automatizem tarefas determinísticas, gerando mais valor aos serviços e produtos. Tendo em vista os potenciais dessa tecnologia para o meio contábil e financeiro, este estudo tem como objetivo central desenvolver um framework de métricas e motivadores para adoção da RPA na área financeira de um Sistema de Crédito Cooperativo X, sobre a luz da teoria de estrutura de tecnologia-organização-ambiente (TOE - do inglês, Technology-Organization-Environment Framework). Desta forma, para atingir o objetivo proposto, realizou-se o estudo em duas etapas, a primeira etapa apresenta as aplicações da RPA na área contábil e as métricas para a adoção da RPA nesse contexto, à luz da teoria TOE. Na segunda etapa apresenta-se as métricas e motivadores que orientam a decisão pela adoção da RPA em um Sistema de Crédito Cooperativo X, na perspectiva da teoria TOE. A metodologia utilizada na primeira parte do estudo foi de abordagem qualitativa descritiva, operacionalizada por meio de uma revisão sistemática da literatura. A revisão inclui 10 artigos publicados nas bases de dados Web of Science e Scopus, publicados até fevereiro de 2022. A análise dos dados foi realizada através da análise de conteúdo, com o uso de planilha eletrônica para as categorizações. O estudo identificou 13 categorias finais das métricas que se interrelacionam e descrevem motivadores para adoção e implementação da tecnologia nas organizações. As métricas apresentadas na pesquisa permitiram identificar um ponto em comum entre as categorias: o compartilhamento de informações e conhecimento, a relevância da disseminação do conhecimento sobre a tecnologia, a importância de equipes multidisciplinares e a importância de manter os processos transparentes para viabilizar a mitigação de possíveis riscos dentro das organizações. A metodologia utilizada na segunda parte do estudo foi de abordagem qualitativa descritiva, operacionalizada com a estratégia do estudo de caso único integrado aplicado às Cooperativas integradas a um Sistema de Crédito Cooperativo X, através de entrevistas semiestruturadas com 17 colaboradores do sistema. A análise dos dados foi realizada através da análise de conteúdo, com os dados das entrevistas, pela observação sistemática e pela coleta documental, foram transcritos e tabulados em documento de texto visando a operacionalização da análise de conteúdo, com o uso do software NVivo12. Os resultados encontrados na pesquisa, na etapa 2, apresentam quais as métricas e motivadores são considerados por Cooperativas de Crédito para adoção da tecnologia RPA, contribuindo para responder às lacunas de pesquisas apontadas na etapa 1. Como contribuição teórica, a pesquisa detalhou os motivadores e métricas consideradas na prática para adoção de uma nova tecnologia, neste estudo a RPA, retornando para teoria TOE de Tornatzky e Fleischer (1990) um aprofundamento sobre o ponto de partida na prática com Cooperativas de Crédito. O estudo apresenta 57 motivadores e métricas, distribuídos conforme os elementos organizacionais, que influenciaram na adoção de inovação na tecnologia RPA nas 17 Cooperativas entrevistadas. Como contribuição prática, o estudo apresenta, nas categorias finais, as métricas e motivadores que podem servir de esteio para outras instituições basear-se para tomada de decisão sobre adotar a tecnologia RPA, assim como, atentar-se a pontos que precisam ser maturados antes da adoção, como treinamentos, controles de segurança, regulamentários, normativos, comunicação, entre outros.

The search for efficiency and agility has led companies to think about process automation, since automation is rapidly transforming the organizational environment. The Robotic Process Automation (RPA) technology tool allows organizations to automate deterministic tasks, generating more value for services and products. Observing the potential of this technology for the accounting and financial environment, this study has as its central objective to develop a framework of decision variables (metrics and motivators) for the adoption of RPA in the accounting of a Credit Cooperative System X, from the perspective of of the TOE theory. There for, to achieve the proposed objective, the study was carried out in two stages, the first stage presents the applications of RPA in the accounting area and the drivers for the adoption of RPA in this context, in the light of the theory of structure of technology-organization-environment (TOE - Technology-Organization-Environment Framework). On the second stage it presents the metrics and motivators that guide the decision to adopt RPA in a Cooperative Credit System X, from the perspective of TOE theory. The methodology used in the first part of the study was a qualitative descriptive approach, operationalized through a systematic review of the literature. The review includes 10 articles published in the Web of Science and Scopus databases, published until February 2021. Data analysis was performed through content analysis, using an electronic spreadsheet for categorizations. The study identified 13 final categories of drivers that are interrelated and describe the motivators for technology adoption and implementation in organizations. The drivers presented in the research made it possible to identify a common point between the categories, the sharing of information and knowledge, the relevance of disseminating knowledge about the technology, the importance of multidisciplinary teams, and the importance of keeping processes transparent to enable mitigation of possible risks within organizations. The methodology used in the second part of the study was a descriptive qualitative approach, operationalized with the strategy of a single integrated case study applied to Cooperatives integrated into a Credit Cooperative System X, through semi-structured interviews with 17 employees of the system. Data analysis was carried out through content analysis, with data from interviews, systematic observation and document collection, which were transcribed and tabulated in a text document seeking the operationalizing content analysis, using the NVivo12 software. The results found in the research, in stage 2, show which metrics and motivators are considered by Credit Cooperatives for the adoption of RPA technology, contributing to answering the research gaps pointed out in stage 1. As a theoretical contribution, the research detailed the motivators and metrics considered in practice for the adoption of a new technology, in this study the RPA, returning to the TOE theory of Tornatzky and Fleischer (1990) a deepening on the starting point in practice with Credit Cooperatives. The study presents 57 motivators and metrics, distributed according to organizational elements, which influenced the adoption of innovation in RPA technology in the 17 Cooperatives interviewed. As a practical contribution, the study presents, in its final categories, the metrics and motivators that can serve as a support for other institutions to base themselves on when making decisions about adopting RPA technology, as well as paying attention to points that need to be matured before adoption, such as training, security controls, regulations, norms, communication, among others.