Uma abordagem focando na utilização de modelos Out-of-the-box para recuperação de informações em atas de reuniões

Abstract

O fácil acesso e manejo de informações contidas em atas de reuniões é essencial para a tomada de decisões conscientes e o gerenciamento eficaz de projetos. Em sistemas de Recuperação de Informações (RI) de menor escala, soluções tecnológicas "out-of-the-box" são frequentemente necessárias já que, em muitos casos, o custo e o esforço envolvidos na adaptação de um sistema de RI para um domínio específico podem não ser justificáveis dada a escala do projeto ou da organização. Este trabalho apresenta uma abordagem para a recuperação de informações contidas em atas de reuniões focada na utilização de modelos "out-of-the-box". A abordagem foi aplicada no contexto das reuniões do Instituto de Informática da Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFGRS), abrangendo reuniões do Conselho do Instituto de Informática (CONINF), Programa de Pós-Graduação (PPGC), e Colegiado do Departamento de Informática Aplicada. A aplicação da abordagem apresentou um desempenho razoável na tarefa de recuperar as informações presentes nas atas. Mesmo que utilizando um pipeline simples, a avaliação qualitativa mostrou certo um grau de precisão e revocação com o uso da abordagem, mesmo que limitado.

Easy access and management of information contained in meeting minutes is essential for making informed decisions and effective project management. In smaller-scale Information Retrieval (IR) systems, "out-of-the-box" technological solutions are often necessary as, in many cases, the cost and effort involved in adapting an IR system to a specific domain may not be justifiable given the scale of the project or organization. This work presents an approach for recovering information contained in meeting minutes, focused on the use of models "out-of-the-box". The approach was applied in the context of meetings at the Institute of Informatics of the Federal University of Rio Grande do Sul (UFGRS), covering meetings of the Council of the Institute of Informatics (CONINF), Postgraduate Program (PPGC), and Collegiate of the Department of Applied Informatics. The application of the approach showed reasonable performance in the task of retrieving the information present in the minutes. Even using a simple pipeline, the qualitative evaluation showed a certain degree of precision and recall with the use of the approach, even if limited.