Proposta de melhorias em processos de uma instituição pública de ensino técnico e tecnológico a partir da filosofia Lean

Abstract

Essa dissertação teve como objetivo propor melhorias nos processos de trabalho do departamento de ensino de uma Instituição Federal de Ensino na cidade de Rondonópolis no sul do Mato Grosso a partir da aplicação de alguns princípios Lean. A pesquisa teve como foco a identificação e eliminação das perdas, por meio da utilização do Mapeamento do Fluxo de Valor (MFV) e de proposições de melhorias utilizando conceitos do método Kaizen e plano de ação, com a pretensão da melhoria do fluxo de trabalho dos servidores envolvidos e do atendimento mais eficiente aos usuários. A pesquisa desenvolvida iniciou com o levantamento e estudo bibliográfico sobre o tema para sua maior compreensão e após foi aplicado o estudo de caso com base em pesquisa documental, entrevistas, questionários e observação direta e participante. Com base no MFV, foram propostas melhorias nos processos, sinalizando para possíveis reduções de espera, estoque, prazos e eliminação de etapas desnecessárias com consequentes diminuições do lead time nas atividades de todos os 5 processos analisados. Dessa forma, verifica-se que houve otimização do tempo nas atividades realizadas e consequente agregação de valor aos processos. Diante disso, foi proposto um plano de ação para implementação da redução dos desperdícios observados e as melhorias sugeridas são rápidas e simples de serem implementadas, pois, se baseiam principalmente no uso de tecnologias já existentes e utilizadas pela instituição. Com os resultados obtidos, é possível afirmar que, os fluxos de trabalho administrativos do departamento de ensino da instituição, podem ser melhorados com a aplicação do MFV e das melhorias contínuas.

This dissertation aimed to propose improvements in the work processes of the teaching department of a Federal Education Institution in the city of Rondonópolis in southern Mato Grosso from the application of some Lean principles. The research focused on the identification and elimination of wastes, through the use of Value Stream Mapping (VFM) and proposing improvements using concepts from the Kaizen method and action plan, with the intention of improving the workflow of the servers involved and more efficient service to users. The research developed started with a survey and bibliographic study about the theme for a better understanding. After that, a case study was applied based on documental research, interviews, questionnaires, and direct and participant observation. Based on the VFM, process improvements were proposed, pointing to possible reductions in waiting times, inventory, deadlines, and elimination of unnecessary steps with consequent lead time reductions in the activities of all 5 processes analyzed. Thus, it is verified that there was optimization of time in the activities performed and consequent addition of value to the processes. Therefore, an action plan was proposed for the implementation of the observed waste reduction and the suggested improvements are fast and simple to implement, because they are mainly based on the use of existing technologies already used by the institution. With the results obtained, it is possible to affirm that the administrative workflows of the institution's teaching department can be improved with the application of the VFM and continuous improvement.