A gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações do Tribunal Regional Federal da quarta região: um estudo de caso

Abstract

Esta pesquisa trata sobre a gestão documental no Tribunal Regional Federal da Quarta Região por meio da análise do Sistema Eletrônico de Informações – SEI, estruturando-se nas fases de produção, utilização e destinação final dos documentos. Tem como objetivo principal analisar os procedimentos de Gestão Documental no Sistema Eletrônico de Informações, e como objetivos específicos descrever o funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações, caracterizar os procedimentos de gestão documental nas fases de produção, utilização e destinação de documentos em sistemas informatizados, apresentar os procedimentos de gestão documental adotados pela instituição no Sistema Eletrônico de Informações, propor melhorias no tratamento da gestão documental no Sistema Eletrônico de Informações. Utiliza a metodologia de pesquisa de caráter exploratório e descritivo, por meio de estudo de caso simples. A coleta de dados deu-se por intermédio de uma abordagem quali-quantitativa, com o emprego de entrevistas semiestruturadas e a exposição de dados estatísticos do referido sistema disponibilizados pelo Tribunal Regional Federal da Quarta Região. Como resultado constatou que o SEI atinge objetivos de gestão documental em relação às fases de produção e utilização, porém ainda faltam subsídios para atingir os objetivos relacionados à destinação final dos documentos. Conclui que a implantação de sistemas informatizados de criação e gerenciamento de documentos torna a tomada de decisão mais rápida e eficaz e facilita o acesso à informação, porém é necessária uma parceria entre a área da Tecnologia da Informação e a área Arquivística para buscar melhorias na gestão documental da instituição.

This research explores the Records Management practices at the Federal Regional Court of the Fourth Circuit by analyzing the Electronic System of Information - SEI, structuring its stages of creation, use and disposal of documents. Aimed to analyze records management procedures in the Electronic System of Information and, as specific objectives, to describe the functioning of the Electronic System of Information, to feature the procedures for records management in the phases of creation, use and disposal of records, to present the records management procedures adopted by the institution’s system and to propose improvements in the treatment of records management in the Electronic System of Information. Used the exploratory and descriptive research methodology through simple case study. Data collection occurred by means of a qualitative and quantitative approach, with the use of semi-structured interviews and the display of the system’s statistical data provided by the Federal Regional Court of the Fourth Circuit. As result the survey found that the SEI reaches records management objectives related to the phases of creation and use, but there are still benefits to achieve the objectives related to the disposal of documents. Concluded that the implementation of computerized systems of creation and management of records makes the decision-making faster and effective and facilitates access to information, but a partnership between the area of Information Technology and Archives is needed to seek improvements in the records management of the institution.